Przetwarzanie danych osobowych

1. Kto przetwarza Państwa dane osobowe?

Państwa dane osobowe przetwarzane są przez następujące podmioty:

• KONTAKT I KOMUNIKACJA PRZED ZAWARCIEM UMOWY / ŚWIADCZENIEM USŁUG, REKRUTACJA

W sytuacji, kiedy kontaktujecie się Państwo z kancelarią za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularza kontaktowego lub telefonicznie, z pytaniem dotyczącym oferty kancelarii (innym), tj. w sytuacji, kiedy podejmujecie Państwo kontakt z kancelarią, który nie dotyczy jeszcze świadczonej dla Państwa usługi oraz w przypadku, gdy bierzecie Państwo udział w procesie rekrutacji organizowanym przez kancelarię (patrz pkt 2 lit. a i b):

– Współadministratorami (zwanymi dalej także „ZPZ Legal”) Państwa danych osobowych są: Dagmara Szyguła-Żuchowska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą ZPZ LEGAL Kancelaria Radcy Prawnego Dagmara Szyguła-Żuchowska z siedzibą w Dobrzykowicach, adres: ul. Lazurowa 57, 55-002 Dobrzykowice; Aleksandra Otok-Zagajewska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą ZPZ LEGAL Kancelaria Radcy Prawnego Aleksandra Otok-Zagajewska z siedzibą we Wrocławiu, adres: Plac Wolności 7, lok. 501, 50-071 Wrocław; Adriana Abelec-Piątkowska  prowadząca działalność gospodarczą pod firmą ZPZ LEGAL Kancelaria Radcy Prawnego Adriana Abelec-Piątkowska  z siedzibą we Wrocławiu, Plac Wolności 7, lok. 501, 50-071 Wrocław – adres korespondencyjny Współadministratorów: Plac Wolności 7, lok. 501, 50-071 Wrocław, kancelaria@zpzlegal.pl.

•  REALIZACJA UMOWY / ŚWIACZENIE USŁUG PRAWNYCH oraz pozostałe cele przetwarzania  danych wskazane w pkt 2

W sytuacji, kiedy Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji umowy/świadczenia usług prawnych, administratorem danych osobowych jest podmiot realizujący umowę/świadczący usługi, którym mogą być – w zależności od rodzaju/przedmiotu usług:

1. Dagmara Szyguła-Żuchowska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą ZPZ LEGAL Kancelaria Radcy Prawnego Dagmara Szyguła-Żuchowska (szygula-zuchowska@zpzlegal.pl) oraz Aleksandra Otok-Zagajewska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą ZPZ LEGAL Kancelaria Radcy Prawnego Aleksandra Otok-Zagajewska (a.otok-zagajewska@zpzlegal.pl), które, wspólnie realizując usługę, mają status Współadministratorów, lub
2. Adriana Abelec-Piątkowska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą ZPZ LEGAL Kancelaria Radcy Prawnego Adriana Abelec-Piątkowska (abelec-piatkowska@zpzlegal.pl).

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez poszczególnych administratorów każdorazowo dołączane są również do umowy na świadczenie usług.

Współadministrowanie

W związku ze współpracą w zakresie zarządzania kancelarią i/lub świadczenia usług prawnych, administratorzy zawarli umowę o współadministrowanie, w ramach której uzgodnili zakres swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO. W szczególności zostało uzgodnione, że każdy z administratorów jest odpowiedzialny za wypełnianie obowiązków informacyjnych wobec osoby, od której dane pozyskał oraz za umożliwienie takiej osobie wykonywania praw wynikających z RODO, o których informujemy Państwa poniżej. Niezależnie od tego ustalenia, możecie Państwo wykonywać swoje prawa wobec każdego z administratorów oraz kierować swoje żądania, wnioski, czy zapytania, na nasz wspólny adres kontaktowy: kancelaria@zpzlegal.pl.

2. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane osobowe?

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie i w celu:

a) kontakt i komunikacja przed zwarciem umowy – udzielenie odwiedzi na zadane pytanie – kontaktując się z nami telefonicznie, za pośrednictwem poczty elektronicznej/formularzy kontaktowych dostępnych na stronach www prowadzonych przez ZPZ Legal, w celu innym niż zawarcie umowy, wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie przez ZPZ Legal podanych danych osobowych w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie; zgoda wyrażana jest bądź poprzez samo wysłanie wiadomości zawierającej dane osobowe, bądź – w przypadku szczególnych kategorii danych, tj. danych dotyczących stanu zdrowia (które mogą zostać przez Państwa podane podczas kontaktu w sprawach dotyczących stanu zdrowia i procesu leczenia), zgoda wyrażana jest poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola zgody zamieszczonego pod formularzem kontaktowym /art. 6 ust. 1 lit a) oraz art. 9 ust. 2 lit a) RODO/;

b) realizacji procesu rekrutacji (jeżeli w odpowiedzi na ogłoszenie lub z własnej inicjatywy będziecie Państwo aplikować o pracę w kancelarii):

• 1. przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy /art. 6 ust. 1 lit. b) RODO/,
  2. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego /art. 6 ust. 1 lit c) RODO/ – w związku z procesem rekrutacji mającym na celu zawarcie umowy o pracę, jesteśmy zobowiązani do przetwarzania danych osobowych w zakresie wskazanym w art. 22¹ Kodeksu pracy,
  3. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora /art. 6 ust. 1 lit. f) RODO/ – w stosownych przypadkach, w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń,
  4. w przypadku procesu rekrutacji mającego na celu zawarcie umowy o pracę, poprzez zamieszczenie w dokumentach aplikacyjnych danych osobowych wykraczających poza zakres danych wskazanych w art. 22¹ 1 kodeksu pracy, kandydat do pracy wyraża zgodę na przetwarzanie takich danych w celu realizacji procesu rekrutacji /art. 6 ust. 1 lit a) RODO/,
  5. kandydat do pracy może wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych – na podstawie stosownej zgody dołączonej do dokumentów aplikacyjnych (patrz także zakładka „kariera” https://zpzlegal.pl/kancelaria/kariera/) /art. 6 ust. 1 lit a) RODO;

c) zawarcia i wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, czyli w celu świadczenia dla Państwa zleconych nam usług /art. 6 ust. 1 lit. b) RODO/ – na tej podstawie przetwarzane są tzw. dane zwykłe, takie jak imię, nazwisko, adres, dane kontaktowe;

d) wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, której przedmiotem są konsultacje, opinia prawna, prowadzenie postępowania sądowego, czy też inna usługa prawna w przedmiocie spraw dotyczących stanu zdrowia i procesu leczenia – tzw. szczególne kategorie danych, jakim są dane dotyczące stanu zdrowia, przetwarzane są na podstawie Państwa wyraźnej zgody; zgoda wyrażana może być poprzez przesłanie wymaganej treści zgody na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej;

e) wypełniania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratorów, w tym marketingu bezpośredniego własnych usług / 6 ust. 1 lit. f) RODO/;

f) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń / 6 ust. 1 lit. f) RODO/;

g) wykonania obowiązków prawnych, np. wystawienia faktury / 6 ust. 1 lit. f) RODO/;

h) na podstawie zgody (w razie jej wyrażenia) – w celu wskazanym w treści udzielonej zgody / 6 ust. 1 lit. a) RODO/.

3. Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak odmowa ich podania może skutkować brakiem możliwości zawarcia i wykonania umowy, przeprowadzenia procesu rekrutacji lub udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie. Podanie danych osobowych może być również konieczne do wypełnienia prawnego obowiązku ciążącego na administratorze, np. do wystawienia faktury.

W przypadku procesu rekrutacji mającego na celu zawarcie umowy o pracę, kandydat do pracy zobowiązany jest do podania danych osobowych w zakresie wskazanym w art. 22¹  Kodeksu pracy.

4. Dane osobowe otrzymane od innego podmiotu

Państwa dane osobowe możemy w pewnych wypadkach otrzymać nie bezpośrednio od Państwa, ale od innego podmiotu. Dzieje się tak przykładowo, kiedy Państwa dane kontaktowe przekazuje nam Państwa pracodawca (jako osoby do kontaktu / osoby odpowiedzialnej za realizację łączącej nas z Państwa pracodawcą umowy). Wówczas takie dane przetwarzamy jedynie w celu (i na podstawie) wynikającym z naszych prawnie uzasadnionych interesów – właśnie w celu kontaktu z osobą wskazaną jako odpowiedzialna za wykonanie umowy i/lub do kontaktu w sprawie realizacji umowy.

 5. Czy potrzebna nam Państwa zgoda na przetwarzanie danych osobowych?

W sytuacjach wskazanych powyżej, tj. w oparciu o wyszczególnione podstawy prawne, i we wskazanych celach, możemy przetwarzać Państwa dane osobowe bez konieczności uzyskiwania zgody. Chcąc wykorzystać dane w innych celach, np. w celu przesyłania Państwu ofert handlowych za pośrednictwem poczty elektronicznej, musimy poprosić Państwa o zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Udzielenie zgody jest zawsze dobrowolne, a w razie jej udzielenia – dane osobowe przetwarzane będą jednie w celu wskazanym w treści zgody. Zgoda może być w dowolnym momencie cofnięta, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed cofnięciem. Zgodę można cofnąć przesyłając stosowną informację na adres mailowy: kancelaria@zpzlegal.pl lub na adresy mailowe administratorów wskazane w pkt 1.

 6. Czy przekazujemy komuś Państwa dane osobowe?

Co do zasady – nikomu nie udostępniamy Państwa danych osobowych. Dane osobowe w drodze umowy powierzamy do przetwarzania naszym podwykonawcom (w szczególności doradcom podatkowym, specjalistom ds. zabezpieczeń systemów informatycznych), z których usług korzystamy w celu wykonania na Państwa rzecz usługi, a także podmiotom, z których usług korzystamy w związku przetwarzaniem danych (w szczególności dostawcom usług IT oraz usług księgowych) – w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania tych usług (przykładowo – wystawiając Państwu fakturę, musimy przekazać ją do rozliczenia do naszego biura rachunkowego, i w ten sposób powierzamy podmiotowi świadczącemu nam usługi księgowe Państwa dane – zawarte na fakturze – do przetwarzania).

W celu wykonania zleconej nam usługi, możemy udostępniać Państwa dane osobowe  podmiotom biorącym udział w realizacji zlecenia, np. kancelarii notarialnej, do której przekazujemy przygotowane przez nas dokumenty zawierające dane osobowe.

7. Profilowanie

Dane osobowe nie będą przetwarzane w formie profilowania, decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.

8. Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Co do zasady, dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji usługi oraz po jej zakończeniu – przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych – zgodny z przepisami prawa (m.in. ustawa o radcach prawnych, nakłada na nas obowiązek przechowywana danych osobowych przetwarzanych w ramach wykonywania zawodu przez okres 10 lat  od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone).  W niektórych przypadkach, będziemy przechowywać dane krócej:

• w przypadku przetwarzania danych na podstawie udzielonej zgody – dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia tej zgody,
• w przypadku przetwarzania danych w procesie rekrutacji – dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji procesu rekrutacji; w przypadku przetwarzania danych na podstawie udzielonej zgody w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych – do czasu cofnięcia tej zgody, nie dłużej niż przez okres 5 lat.

9. Przysługujące Państwu uprawnienia

Macie Państwo prawo żądania od nas: dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia (w przypadkach wskazanych w art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO), prawo do przenoszenia danych (w przypadkach wskazanych w art. 20 RODO); przysługujące uprawnienia można wykonać przesyłając stosowną informację na adres mailowy: kancelaria@zpzlegal.pl lub na adresy mailowe administratorów wskazane w pkt I.

Macie Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznacie, iż przetwarzanie dotyczących Was danych osobowych narusza przepisy RODO.

 10. Prawo wniesienia sprzeciwu

Macie Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych: wobec (i w razie) przetwarzania danych osobowych opartego na wypełnianiu prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratorów  – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją; wobec (i w razie) przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego – w dowolnym momencie. Możecie Państwo wnieść sprzeciw przesyłając stosowną informację na adres mailowy: kancelaria@zpzlegal.pl lub na adresy mailowe administratorów wskazane w pkt I.